9 savjeta za učinkovite online sastanke

Nedavno smo napisali popularan članak o tome kako imati učinkovite sastanke. Neki su istaknuli da sastanci na mreži zahtijevaju poseban skup vještina i može biti teško slijediti isti savjet koji smo dali za sastanke u osobi. S tolikim brojem ljudi koji rade od kuće, činilo se kao da je dobra ideja za rješavanje takvih sastanaka. Budući da prvenstveno radim od kuće, dobar postotak mojih sastanaka obavlja se putem videokonferencije i dijeljenja zaslona. Nakon nekoliko godina, evo nekih od najboljih savjeta koje bih ponudio ljudima koji počinju sastajati na mreži.

1. Ostanite fokusirani

Lako je ometati ili pokušati s više zadataka kada se nalazite na mrežnom sastanku. Nemoj to raditi. Pogotovo ako ste na videu, ostanite usredotočeni na sastanak i nemojte dopustiti da vaš pas ili djeca dolaze u ured ili se pojave na kameri. Ako ste fizički na sastanku, vaša prisutnost vam daje neke "bodove" za pažljivost, čak i ako se raspravlja ili gleda kroz prozor. Uz online sastanak, čak i vrlo mala količina distrakcije može vam izgledati kao da ne plaćate nikakvu pozornost na sve.

Učinio sam video konferencije na kojima je pojedinac zadržao prekid ili razgovor s drugim telefonskim pozivima itd. Na videokonferenciji dolazi do 10 puta više neprofesionalne nego osobno.

2. Dobijte pravu tehnologiju

Pretpostavimo da će tehnologija biti problem i dati vam višestruke mogućnosti i dovoljno vremena da sve dobije. Evo nekoliko stvari koje treba razmotriti:

Ponovno pokrenite računalo ispred vremena. Ako ponekad trebate ponovno pokrenuti računalo da biste ga spriječili, učinite to ispred sastanka. Ne želite prisiliti sve da pričekaju dok ponovno podignete stroj.

Povežite se prije 10 do 15 minuta. Ako postoje ikakve poteškoće, prije toga morate biti sigurni da znate o njima. To naročito vrijedi ako koristite sustav web-konferencije s kojim ste upoznati. Može postojati malena krivulja učenja i mogu biti neki alati za preuzimanje i instalaciju.

Dostupne su alternativne informacije o vezi. Mnoga rješenja za web konferencije omogućuju vam korištenje zvuka putem računala ili preko telefona. Pazite da imate potrebne informacije za povezivanje oba načina. Ako problemi veze čine vašu video sliku malo podbadajućim, to nije velika stvar, ali ako ljudi ne mogu razumjeti ono što kažete, nećete moći doprinijeti.

Pazite da vaša internetska veza neće biti zasićena. Ne pokušavajte napraviti videokonferenciju dok netko drugi pokušava prenijeti cijeli DVD podataka. Na većini mjesta brzina prijenosa je vaš usko grlo, ali ona funkcionira na oba načina. Glas je osobito osjetljiv na vašu brzinu veze, pa ako imate problema, pokušajte upotrijebiti telefon za glasovnu vezu, tako da, u najmanjoj mjeri, možete čuti i biti jasno čuti.

Imaju sigurnosnu vezu na koju se lako možete prebaciti. Ako radite puno video konferencija iz kuće, vjerojatno je vrijedno imati sigurnosnu internetsku vezu. Na mnogim mjestima možete dobiti DSL liniju od 15 do 30 dolara mjesečno. Međutim, korisno je samo ako znate kako se brzo prebaciti u slučaju da nešto ode.

Isključite ostale programe. Ne pokušavajte napraviti videokonferenciju dok je vaša aplikacija za uređivanje videozapisa ili hrpa velikih Photoshop datoteka otvorena. Zatvorite programe koji vam nisu potrebni. To će smanjiti šanse da vaše računalo padne i povećati raspoložive resurse za obavljanje video konferencije.

Koristite UPS. Ne želite se pokucao izvanmrežno ako se snaga blips off i natrag na. Pazite da cijeli vaš komunikacijski lanac bude zakačen za sigurnosnu kopiju baterije. Ako je vaše računalo na bateriji, ali vaš kabelski modem nije, još uvijek imate slabu vezu ako se napaja struja.

3. Pratite sažetak e-pošte

Na pravom sastanku, neki vrijedni dijelovi nastaju nakon završetka sastanka. Ljudi govore o tome što će učiniti, razjasniti obveze itd. Pokušajte ponovno stvoriti to ako možete. Slanje sažetka e-poštom o tome koje su odluke donesene i tko se obvezao na ono što će vam pomoći da provjerite da nema nesporazuma i da pomognete stvaranju zapisa koji svatko može koristiti.

4. Polako raspravljati

Kao što Brian ističe, razmišljanje može biti dobro za sastanke, ali ne možete se istovjetno raspravljati tijekom videokonferencije, kao što možete osobno, a da ne postanete jerk. Trebate se još raspravljati. Kao što smo rekli, najvažniji dio sastanka radi kroz neslaganja i povezivanje ideja. Ipak, morate biti vrlo oprezni da budete pristojni jer ste u nepovoljnom položaju kada se radi o neverbalnoj komunikaciji. Tjelesni jezik i držanje tijela neće se prenijeti i preko videokamere kao i osobno, tako da način na koji kažete stvari postaje mnogo važniji.

Evo nekoliko načina kako pristojno raspravljati:

Držite poziciju druge osobe empatijom. Ovo pomaže pokazati da razumijete što govore. Dodavanje fraza poput "Vidim zašto mislite da je to važno" i "Ja mogu vidjeti vrijednost u ovom iz XYZ perspektive." Pokazujući da razumijete nečiju poziciju i važnost njihove pozicije je vrlo vrijedan način da ih shvatimo Jer ih štiti od obrane.

Ostanite usredotočeni na problem, a ne na ljude. Budite vrlo oprezni da ne radite ništa što bi izgledalo kao osobni napad.

Pričekajte da navedete svoj položaj. Nemojte početi razgovarati s polu formuliranom idejom. Nije nerazumno napisati nekoliko riječi koje opisuju vaš argument prije nego što počnete razgovarati. Zapamtite, vi ste u neverbalnom komunikacijskom nedostatku, pa vaša verbalna komunikacija mora biti kristalno čista i dodatno uvjerljiva.

Obratite se bilo kakvom neprijateljstvu, čak i ako je to manje. Govoreći: "Znam da se jako osjećaš zbog ovoga i cijenim tvoju strast" može pomoći da se stvari usredotoče na ideje i pomažu razbiti neprijateljstvo među pojedincima.

Planirati unaprijed. Ako znate da će neka rasprava postati sporna, planirajte unaprijed. Ako znate da se Joe može ljuti na svoju ideju, ali Susan to podržava, prijeđite s Susanom ispred vremena. Možda možete predstaviti dijelove svoje pozicije tako da Joe nije usmjeren na jednu osobu. Možda Susan može predstaviti ideju jer ima bolji radni odnos s Joeom i da će biti s njim u istoj sobi, tako da ona nije u nepravednom komunikacijskom neverbalnom.

Pratite ljude na telefonu. Brzi telefonski poziv nekolicini ljudi nakon sastanka može biti vrijedan kako bi se osiguralo da nema tvrdih osjećaja. To može pomoći replicirati neke interakcije koje se javljaju nakon što se sastanak s osobom događa dok se ljudi vraćaju na svoje stolove.

5. Pripremite se

Pobrinite se da ste sve pripremili prije sastanka. Videokonferencije imaju tendenciju da povećaju bilo kakav nedostatak pripreme sa svoje strane, stoga pazite da imate bilo kakvu dokumentaciju ili datoteke na kojima ih možete lako dobiti bez da pogledate uokolo. U stvarnom životu, nagnuti se da izgledaju u aktovku, možda nećete biti velika stvar, ali ako nestane s ekrana kako biste dobili nešto, može vam izgledati kao da niste radili s pripremnim radom. Većinu vremena, ne želite nestati sa zaslona ako je možete pomoći.

6. Pogledajte kameru

Najbolji sustavi video konferencije omogućuju gledanje ljudi dok gledate izravno u fotoaparat. Učinite sve što je u vašoj moći kako biste ovu kameru postavili na umu. Ako gledate lijevu na sliku drugih ljudi i video kamera je s desne strane, izgleda da samo buljiš u stranu. Ako ne možete vidjeti oboje, obično je dobra ideja da pogledate fotoaparat kako biste svatko na drugom kraju kontaktirali s očima. Ako se na vašem zaslonu prikazuje pregled slike, pokušajte postaviti fotoaparat i prozor tako da izgleda kao da gledate u oči.

7. Čista, pozadina bez distrakcije

Budite svjesni onoga što je u pozadini iza vas ili na vašem stolu ispred vas. Pokušajte sačuvati svoj ured čistom i bez nereda što je više moguće. Budite vrlo pažljivi prema tome što vas ljudi šeću iza vas. To može biti zbunjujuće, izgledati neprofesionalno i oni mogu završiti raditi nešto neugodno. News programi žele pokazati da svi njihovi analitičari teško rade iza njih na svojim računalima. Nedavna emisija televizijskih vijesti pokazala je radnika koji gleda fotografije na kupaći kostim na monitoru u pozadini. Idealno, želite da vaš stol postavi tako da ljudi ne mogu hodati iza vas. Ako radite kod kuće, ne želite da jedna od vaših dječaka trči u pozadini.

8. Koristite dobru kameru

Dok ugrađena kamera na prijenosnom računalu može raditi, vjerojatno ćete imati bolju kvalitetu s vanjskom kamerom. Koristim DV kamkorder zakačen u moje računalo s firewire i proizvodi vrlo lijepe rezultate. Može vam biti od koristi da odvojite malo vremena kako biste shvatili kako funkcionira balans bijele boje na fotoaparatu. Napravio sam neke online sastanke s ljudima koji izgledaju kao da su upravo proveli 10 sati u sunčanju jer im fotoaparat čini tonove kože sjajnom crvenom bojom. Iako to nije velika stvar, što je profesionalnije što možete gledati, to bolje. Još jedna značajka koja mi se sviđa o mojoj kameri je daljinski upravljač zumiranja. To mi olakšava postavljanje slike bez potrebe za dodirom za kameru ili ostavljanju slike.

Pazite da imate dovoljno svjetla. Ako fotoaparat ima ugrađeno svjetlo, pokušajte ga uključiti. Otvaranje nijansi ili uključivanje druge svjetiljke može donijeti veliku razliku u tome koliko je vaša slika izgledala drugim sudionicima.

9. Završite na vrijeme

Želite da se ljudi pojave na vrijeme za vaš važan sastanak. Morate im dati istu razinu poštovanja i završiti kad kažete da ćete završiti. Ako nastavite s vremenskim rasporedom dnevnog reda, završetak na vrijeme ne smije biti previše teško, a završetak rane uvijek je dobra stvar.