Odabir sustava za video konferencije: praktičan kontrolni popis čimbenika

Ako je vaša organizacija spremna ulagati u rješenja za video konferencije, evo popisa provjere stvari koje trebate proći:

Svrha

Sustav donosi puno prednosti za stol. Ali kakve su vam pogodnosti imali na umu? To je vrsta pitanja koja bi vam pomogla u određivanju koji su sustavi dobar izbor i koji bi trebali biti prešli s vašeg popisa. Želite li ga upotrijebiti kako biste se posavjetovali s udaljenim timovima, osposobljavali nove regruta iz različitih grana ili održali masivan susret i pozdrav sa svojim sljedbenicima i obožavateljima?

Značajke

Jednom kad znate zašto ga dobivate, lakše ćete odabrati koje vam značajke imaju smisla. Koje će vam se dokazati smislene i olakšati život za vas i vaš tim? Razmišljajte o tim mislima prije nego što odlučite odabrati video rješenje.

Veličina

Koliko je vaš tim? Koliko će sudionika sudjelovati u tom videopozivu? Koliko će vaših zaposlenika redovito koristiti ovaj alat? Poslovne vijesti svakodnevno dodaje ovo na popis stvari koje morate faktorirati kada izviđate za video konferencije alata.

Sučelje

Jednostavno i jednostavno sučelje učinit će usvajanje među zaposlenicima bržim i praktičnijim. Ljudi vole jednostavnost u svojim gadgetima i aplikacijama. Pojava fantastičnih značajki neće biti važno, a ne ako je softver teško koristiti ili je teško shvatiti. Uostalom, točka je pronaći aplikacije koje će vašem timu pomoći da brže rade. Ako ih aplikacije pogađaju na neki način ili oštećuju njihovu izvedbu - usporavajući ih i stvarajući zaostajanje produktivnosti - to nije dobar odabir za vaš tim.

Integracija

Timovi danas preživljavaju na mnoštvu aplikacija, platformi i programa. Od Google dokumenata i Microsoftovih datoteka do epubs i videozapisa, koristimo mnogo alata treće strane da bismo obavili posao. Zato ima smisla odabrati alate poput BlueJeansovih sustava videokonferencije. Jednostavno je integrirati te aplikacije s programima treće strane, tako da nećete imati nikakvih problema ako trebate koristiti oboje. Trebate poslati izvješće ili pregledati dokument zajedno s kolegom offsite? S pravom web-based rješenje, otvaranje, pregledavanje i dijeljenje tih datoteka neće biti problem.

Razina stručnosti

Trebat ćete uzeti u obzir i razinu stručnosti vašeg tima. Nije uvijek dobra ideja kupiti najnapredniji komunikacijski sustav vani. Razmotrite koliko će dugo usvajati. Morat ćete se pripremiti za produktivno kašnjenje kad zaposlenici uče i pronađu put oko sustava. Ako vam je potreban vaš tim, temeljni je model, a ne i za to. Nema potrebe za nagraditi novac za sustav koji je napunjen značajkama koje ionako neće upotrebljavati.

Vrste sastanaka

Kakve ste sastanke imali na umu? Hoćete li voditi mnogo foruma? Hoćete li izvesti video trening za nove novake? Ili hoćete li održati nekoliko vrsta sastanaka, one s vašim timom, one za svoje šefove i klijente, da navedete nekoliko? Znajući unaprijed koje vrste sastanaka imate na umu, pomoći će vam da suzite svoje mogućnosti.

Mobilno iskustvo

Važno je pogledati kvalitetu mobilnog iskustva softvera. Uostalom, jedan od glavnih postavki rješenja za video konferencije je taj što omogućuje bilo gdje, bilo kada pristup. To znači da se korisnici moraju moći povezati s tim videopozivima i razgovorima s mobilnih telefona. Ako je mobilno iskustvo mutno, puno mutnih i tankih zvukova, onda je to neuspjeh aplikacije i onaj koji treba prebaciti radi boljeg softvera.

Kapacitet snimanja

Još jedna značajka koja bi trebala biti u torbi je video i audio zapis. Ne želite bilježiti tijekom sastanka? To je u redu. Uz značajku snimanja, ti alati mogu vas odvesti natrag kroz sastanak. Ako želite pregledati točke, razjasniti problem ili jednostavno zaboraviti detalje i zaboraviti ga prije nego što napišete izvješće, ove značajke snimanja čine vaš život puno lakšim.

Kvaliteta podrške korisnicima

Svakako odaberite softver s izuzetnom uslugom za korisnike. Prije ili kasnije, trebat će vam pomoć i savjeti za rješavanje problema. Kada to učinite, uvijek je najbolje da dobijete tu vrstu pomoći od korisnih, pristojnih i informativnih timova za korisničku službu. Već će biti dovoljno teško, pitajući se zašto vaš softver ne radi. Mirno i kompetentno osoblje za korisnike može spasiti dan i znači manje glavobolje i stres za vas.

Besplatna suđenja

Jedan od načina da se dublje pogledate na sustave koje želite je tražiti besplatne probne ponude. To vam daje uvid u sustav bez plaćanja troškova. Ako vam se sviđa besplatna verzija, ide za plaćenu verziju ne bi trebalo biti problem. Traženje opcije niske cijene ne bi trebalo biti problem, kaže Inc, sve dok te opcije nude sve što vam je potrebno za video rješenje.