Kako: organizirati uspješan online sastanak

Ako vodite svoju tvrtku iz raznih gradova i mogućih zemalja, razumijete potrebu za online sastankom i softverom za web-konferencije. Programi kao što su sastanak Tenveo i Infinite Conferencing revolucionirali su sastanke za velike tvrtke i organizacije. USPS, američka pošta, ima mnogo seoskih, izvan mjesta mjesta. Ti poštanski uredi koriste slične softverske programe za obuku i masovne sastanke. Ovi programi su vrlo jednostavni za stvaranje, raspored i organiziranje sastanka.

Problem s ovim sastancima je isti problem bilo kojeg sastanka: Kako ćete privesti ljude da prisustvuju vašem sastanku i kako zadržati publiku angažiranu i zainteresiranu tijekom sastanka?

Pozivanje sudionika

Mnogi od tih programa za online sastanke nude značajke pozivnice e-pošte koje možete upotrijebiti za pozivanje osoba kojima biste se željeli pridružiti sastanku. Mnogi znaju poslati masovne poruke e-pošte, a uz napredovanje programa e-pošte i integracija s ovim alatom za konferencije možete pozvati osobe samo nekoliko klikova. Istaknite, izrezujte i zalijepite URL sastanka u tijelo vaše e-poruke kada šaljete svoje pozivnice. Ovi programi odmah će sudionika prisustvovati virtualnoj sobi za sastanak tako da svi sudionici moraju učiniti klikom na vezu unutar e-pošte.

On-line sastanak s više računala putem weba i Java-enabled, to je jednostavan za korištenje tih softverskih programa. Svaki softver će tražiti neke osnovne informacije kao što su vrijeme i datum na kojem želite da vaš sastanak, a zatim generirati URL za sastanak. Zatim možete izrezati i zalijepiti vezu za sastanak u e-poruci ili neku drugu elektroničku poruku za osobe koje dolaze.

Kada korisnici kliknu vezu, otvorit će se prozor koji se temelji na Java s nekoliko kontrola poput mikrofona, tipkovnice, olovke, tekstualnih okvira i označitelja. Moderator, onaj koji je stvorio sastanak, može kontrolirati ove aplikacije za sastanke gostiju. Uobičajeno se koristi prezentacija zajedno s softverom za sastanke, tako da oni koji su prisutni imat će vodič da prati što se dijeli na sastanku.

Praksa puno

Djevojka koja trenira svoj online sastanakTo bi moglo izgledati glupo, ali uvježbavanje onoga što želite reći je dobra ideja. To će učiniti vaš sastanak teče glatko i omogućuju vam vremena za uklanjanje grešaka iz prezentacije. Uostalom, vaš cilj je da vaša publika aktivno slušaju, a ne pasivno. Vaša prezentacija predstavlja pregled informacija, a ne cijeli sastanak. S online sastankom, zajamčeno vam je da ih izgubite ako ništa drugo ne čitate točno ono što je na zaslonu. Prakticiranje onoga što želite reći i korištenje svoje prezentacije kao obris ne cijeli sastanak.

Planirati pažljivo, manje je više

Vaša tvrtka traži brzinu poslovanja. Što duže zadržite svoje zaposlenike na sastanku manje zainteresirani da će biti. Čuvajte sastanak kratko, slatko i ako imate raspored, držite se rasporeda. Pokušajte ostaviti stvari u prezentaciji tamo gdje je to moguće, pomoći će vam da svoj sastanak interesirate od prve sekunde do posljednjeg.

Ako vam se svidio ovaj članak i volio bi saznati više o organizaciji pristojnih mrežnih sastanaka, preporučujemo i da pročitate članak tvrtke Tenveo sa savjetima za online sastanke.